Как выглядит кассовый чек

В чеках онлайн-ККТ больше обязательных реквизитов: 21 вместо прежних 7 (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Образец чека показан на рисунке:

Перечень новых реквизитов в сравнении со старыми смотрите в табл. 1

Таблица 1. Реквизиты старого и нового кассового чека

 

Обычный чек Онлайн-чек
1. Название организации  1. Название организации
2. ИНН организации  2. ИНН организации
3. Заводской номер ККТ  3. Регистрационный номер ККТ
4. Порядковый номер чека  4. Порядковый номер за смену
5. Дата и время покупки (оказания услуги)  5. Дата и время расчета
6. Стоимость покупки (услуги)  6. Ставка и сумма НДС
7. Признак фискального режима  7. Фискальный признак документа
   8. Место расчёта: — адрес с почтовым индексом, если расчёт был в помещении; — наименование и номер машины, если расчёт был в транспорте; — адрес сайта, если покупку делают в Интернете 
 

 9. Номер смены

 

10. Наименование товаров, работ, услуг

 

11. Цена за единицу товаров, работ, услуг с учётом скидок и наценок

 

12. Количество и стоимость товаров, работ, услуг с учётом скидок, наценок и с указанием ставки НДС

 

13. Система налогообложения

 

14. Форма расчёта — наличными и (или) по безналу

 

15. Сумма оплаты — наличными и (или) по безналу

 

16. Признак расчёта: — приход (получение денег от покупателя); — возврат прихода (возврат денег покупателю); — расход (выдача денег покупателю); — возврат расхода (получение ранее выданных покупателю денег)

 

17. Наименование документа

 

18. Фискальный признак сообщения (для чека, который хранят в фискальном накопителе или передают в  ИФНС)

 

19. Порядковый номер фискального документа

 

20. Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя

 

21. Должность и фамилия кассира (кроме расчётов через Интернет)

 

22. Адрес электронной почты компании, если покупателю отправляют чек через Интернет

 

23. Адрес электронной почты или абонентский номер покупателя, если ему отправляют чек через Интернет

 

24. Адрес сайта, на котором можно проверить чек

 Какие новые чеки нужно оформлять

На онлайн-кассах продавцы будут выбивать два новых вида чеков (ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ):

• чек коррекции;

• обычный чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции

В чеке коррекции нет наименования, стоимости и количества товара. Ведь при большом товарообороте кассир не сможет вычислить, в каком чеке ошибся или за какой товар не пробил чек.

Производители касс также не включают в чек коррекции QR-код. Код предназначен для того, чтобы покупатель мог проверить чек. А когда вы пробиваете чек коррекции, покупатель в расчетах не участвует.

Чек коррекции кассир пробивает, чтобы исправить выручку на той кассе, по которой допустил ошибку. Например, не пробил всю поступившую выручку. Поэтому пробить чек коррекции надо на том же кассовом аппарате, где кассир выявил излишек денег

Чек коррекции пробивается, когда продавец исправляет допущенную ошибку (п. 4 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ). Важно помнить, что если в конце смены кассир обнаружил недостачу, чек коррекции пробивать не надо. Недостача чеками не оформляется.  

Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции на неучтённую сумму за любое время, указав дату. Допустим, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта.

Кассир пробивает чек коррекции, обнаружив излишек в кассе в конце рабочего дня. То есть, наличных в кассовом ящике оказалось больше, чем пробил кассир. Излишки возможны, если кассир:

— не пробил чек на сумму, которую принял от покупателя;

— напечатал чек на одну сумму, а покупатель заплатил больше (например, чек на 99 руб., а покупатель внес 100 руб.);

— выбил по ошибке чек с признаком «возврат прихода», хотя деньги из кассы не выдавал.

Что должно быть в чеке. Реквизиты чека коррекции ФНС привела в таблице 30 приказа от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Основные реквизиты мы показали в образце 1 ниже.
Образец 1. Как выглядит чек коррекции

Фискальные признаки:

  • Номер чека за смену,
  • Регистрационный номер ККТ,     
  • Дата и время коррекции,
  • Адрес расчёта,
  • Пользователь,
  • ИНН пользователя,
  • Номер смены,
  • Система налогообложения,
  • Порядок расчёта: наличными или электронно,
  • Сумма,
  • Признак расчёта,
  • Наименование документа.

Какие документы оформить вместе с чеком.

Если вы пробили чек коррекции, значит, ранее не учли всю выручку по ККТ. А за это налоговики могут оштрафовать компанию минимум на 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Поэтому недостаточно просто пробить чек на неучтенную сумму. Потребуйте от кассира подтверждающий документ. Например, акт о выявленных излишках или объяснительную записку. В документе кассир укажет дату, время и причину, по которой проводит корректировку по кассе (см. образец 1 ниже). По каждому чеку коррекции налоговики вправе запросить пояснения. Поэтому храните подтверждающий документ — акт или объяснительную записку кассира

Образец 1. Акт об обнаруженных излишках в кассе

 Сообщите в налоговую инспекцию о корректировке расчётов по кассе. Так вы избежите штрафа за неприменение кассового аппарата (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ). Заметим, что налоговики штрафуют за неприменение ККТ, если вы вообще не пробили чек и если пробили на сумму, меньшую полученной от клиента.

Сообщение составьте в произвольной форме. В нем укажите, что не применяли ККТ при расчете с покупателем или пробили чек на меньшую сумму. Отразите сумму расчета и поясните, что уже сформировали чек коррекции. К письму приложите копию чека коррекции и акта или служебной записки. Поскольку вы исправили ошибку по кассе раньше, чем о ней узнала ИФНС, штрафовать вас не будут.

Чек с признаком «возврат прихода»

В каких ситуациях выбивать.

Чек с признаком «возврат прихода» кассир пробивает в двух случаях, когда:
— клиент в день покупки возвращает товар;
— кассир неверно пробил чек и обнаружил ошибку при покупателе.

На практике кассиры допускают следующие ошибки, при которых надо оформлять возвратные чеки:
— пробивают в чеке большее количество товаров, чем покупатель взял, и в итоге завышают сумму к оплате;
— выбивают чек на сумму, превышающую стоимость товара;
— выдают чек на сумму, которая выше, чем в ценнике, и покупатель требует снизить цену.

На ошибочную сумму кассир пробивает чек с признаком «возврат прихода», а потом новый чек с верной суммой и признаком «приход».

Что должно быть в чеке.

Чек с признаком «возврат прихода» должен содержать все обязательные реквизиты чека на приход. Например, наименование товара, на который оформляете возврат, сумму расчёта, систему налогообложения, адрес расчёта и т. д. Единственное отличие — это признак расчёта. В первоначальном чеке признак «приход», а в возвратном — «возврат прихода» (см. образец 2).

Образец 2. Чек на возврат прихода

Наименование документа
Признак расчёта
Наименование товара, по которому пробивают возвратный чек
Сумма расчёта, на которую пробивают возврат
Порядок расчёта: наличными или электронно
Система налогообложения
Номер смены
ИНН пользователя
Наименование пользователя
Адрес расчёта
Сайт для проверки чека
Номер чека
Дата и время коррекции
Регистрационный номер ККТ
QR-код, по которому можно проверить чек.

Какие документы нужно оформить вместе с чеком.

Если кассир ошибся в чеке, возьмите у него объяснительную записку. Проконтролируйте, чтобы в ней кассир указал, какой чек пробил неправильно, а также пояснил, что сразу же пробил два чека: с признаком «возврат прихода» и на новый приход. Такая служебная записка подтвердит налоговым инспекторам, почему вы оформляли возврат по кассе.
Если кассир оформляет чек в связи с возвратом товара, действуйте так.

Возьмите с покупателя заявление о возврате в произвольной форме.

Главное, чтобы в заявлении были указаны:
— ФИО и паспортные данные покупателя;
— основание для возврата (не подходит размер, цвет, фасон, товар бракованный);
— сумма, которую просит вернуть покупатель;
— дата и подпись покупателя.

Сверьте сведения в заявлении с данными паспорта покупателя. К заявлению приложите чек с признаком «приход», выданный при покупке. Покупателю вместе с деньгами отдайте чек с признаком «возврат прихода».
Вы можете сделать шаблон заявления и выдавать его клиентам, которые возвращают товар (см. образец 3).

Образец 3. Заявление на возврат товара

Возврат товара без заявлений налоговики признают фиктивным. И судьи чиновников поддерживают (см., например, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 08.08.2016 № Ф09-7748/16). Раз заявления нет, значит, на самом деле покупатель товар в магазин не возвращал и деньги за него назад не получал. Сотрудник организации сам оформил возврат товара, чтобы уменьшить полученную наличную выручку.

ИФНС прибавит суммы возвратов без заявлений к доходам по УСН и доначислит единый налог. А если общая выручка с учетом возвратов превысит лимит доходов по упрощенке, налоговики пересчитают налоги по общей системе с начала квартала.

Как действовать, если клиент возвращает товар не в день покупки

Шаг 1. Получите от клиента заявление о возврате товара и чек на покупку (если есть).
Шаг 2. Сверьте сведения о покупателе в заявлении с данными его паспорта.
Шаг 3. Подпишите заявление на возврат у директора или уполномоченного лица (например, заведующего магазином). Руководитель поставит визу, что разрешает вернуть деньги покупателю.
Шаг 4. Оформите РКО (подп. 4.1 п. 4 и п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У).
Шаг 5. Составьте накладную или акт на возврат товара в произвольной форме в двух экземплярах и попросите покупателя расписаться на обоих экземплярах. Один экземпляр документа передайте покупателю (п. 10.3 Методических рекомендаций по учету товаров в торговле, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5).
Шаг 6. Выдайте деньги покупателю из главной кассы на основании РКО (подп. 6.1 и 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
Шаг 7. О выданных деньгах сделайте запись в кассовой книге (подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Как проверить подлинность онлайн-чека

Кассовые чеки предъявляют подотчётные сотрудники вместе с авансовым отчётом, чтобы подтвердить оплату товаров, работ, услуг. Главбуху стоит проверять подлинность чеков, чтобы не возместить расходы по поддельным документам. Есть два способа проверить онлайн-чеки.

Способ № 1. Через мобильное приложение
Зайдите в Play Маrket и в строке поиска наберите «проверка кассового чека». Загрузите прилржение. Установка займёт не более пяти минут. В меню телефона появится ярлык с надписью «Проверка чеков». В меню приложения выберите поле с лупой «Проверить чек». Внизу экрана приложение предложит два способа проверки: отсканировать QR-код либо ввести данные чека вручную.
QR-код. Наведите камеру смартфона на QR-код чека. Этот код содержит в зашифрованном виде информацию о покупке. Камера отсканирует штрих-код и перенесёт данные из чека.
Вручную. Если камера не срабатывает, нажмите на кнопку «Ввести вручную».
Приложение откроет поля, в которых заполните сведения из чека:
• дату и время покупки;
• тип операции — приход, возврат прихода, расход, возврат расхода;
• номер чека;
• сумму чека;
• фискальный признак документа.
Затем нажмите кнопку рядом с надписью «Проверка чека». Через пару секунд приложение сообщит о результате. Если с чеком все в порядке, на экране появится надпись «Отправленный чек корректен»

Способ № 2. На сайте оператора фискальных данных (ОФД)
Если вы видите на чеке наименование ОФД, то зайдите на сайт оператора и введите следующие реквизиты:
ФН — номер фискального накопителя;
ФД — номер фискального документа;
ФПД — фискальный признак документа.